Excel 1
EXCEL 1 - кратко ръководство
Литература:
1. John Walkenbach„Excel 2010 Formulas”, Wiley Publishing, Inc., 2010
2.Microsoft Excel 2003. Стъпка по стъпка + CD, СофтПрес, 2005
3. Актуална и подробна информация има на сайта на Майкрософт.
4. Всичко, което е необходимо за частта от този курс по Excel,може да бъде направено по подобен начин с OpenOfficeCalcот безплатния Open Office: http://www.openoffice.org/bg/
*Забележка: По-нататък ще предполагаме, че общите правила за работа с операционната система Windowsса известни. Ще предполагаме и че работим с версия на Excel на MS Office след2003. Повечето от често използваните функции от менютата Edit и Formatза версии 2007 и нагоре са събрани в меню Home.
2.0. Организация и въвеждане на данните.
2.1.Организация на данните: работна книга, работни страници/листове и графики.
- Работно пространство /workspace/ обединява работата с няколко работни книги, като позволява едновременното им отваряне.
- Страниците могат да съдържат електронни таблици и графики.
Изгледът на прозореца на Excelможе да се променя от меню View. Оставете полето за адрес на текущата клетка и и полето за въвеждане на формула (formula bar) включени.
2.2.Работа с листове :
- промяна на име, копиране, местене, изтриване, вмъкване; използване на групиране (за едновременно писане на няколко листа);
Упражнение: Задайте име на лист 1 'II група’
- запазване на работната книга;
Упражнение: Запишете файла на диск D в директория с име - вашите инициали и факултетен номер.
2.3.Работа с данни
2.3.1.Въвеждане на данни
Страниците с таблици на Excelсе използват за представяне и обработка на данни. Основните типове данни- числа, текст, булеви (логически) стойности, формули, дати и време - могат да се въвеждат в клетките и редактират пряко от клавиатурата.
Ако клетките, в които въвеждате данни са с предварително определен формат, данните ви автоматично ще се преобразуват в този формат. За да избегнете преобразуването преформатирайте клетките от главното меню Home → Number → /Category/или от контекстното меню /активира се с десния бутон на мишката/, след като сте избрали клетките.
За да използвате или манипулирате съдържанието на клетка, то трябва да е въведено. Въвеждането в клетка приключва с натискане на клавиша ‘Enter’илиизбиране на бутона „√”на екранното меню вляво от полето за редакция.В някои случаи е достатъчно избирането с мишката на друга клетка.
* При въвеждането на числови константи/литерали/ е допустимо използването на символите: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Упражнение: Въведете в произволни клетки числата :
8923.5 , 23.127E-2, 4 1/7, -1 16/32, .35 , -.01
Excel пази числата с точност 15 десетични разряда независимо в какъв формат (с колко десетични разряда) те са представени в клетките. Диапазонът на числата е приблизително от -10+308 до +10+308. При въвеждане на по-големи и по-малки числа те се възприемат като текстов низ.
От меню - символа на MS Office → Excel options → Advanced може да се промени десетичния разделител (желателное да е точка).
* При въвеждането на символи в клетките Excel се опитва да познае типа им и да ги интерпретира/ изобрази по съответния начин, ако клетките са форматирани с General, както е по подразбиране. При въвеждането на текст в клетка първият символ трябва да е апостроф (‘). Така осигурявате Excelеднозначно да интерпретира въведеното като текст. По подразбиране подравняването на числата е вдясно, а на текста вляво. Това позволява лесно да откриваме грешки. Например, неправилно въведените числасъс запетая вместо точкаще се подравнят вляво.
* Логическите константиса TRUE и FALSE.
* Дата се въвежда по стандартния начин с разделители „.”, “-”или “/”, а време с „:”. Могат да се използват съкратени наименования на месеците. Всяка дата има числен еквивалент равен на броя дни от 1.1.1900 г. С преформатиране на клетката, която съдържа датата, тя може да бъде преобразувана в това число и обратно.
Упражнение: 1. Чрез преформатиране на клетка с текущата дата определете колко дни са изминали от 1.1.1900 г.
2*. Чрез разликата на датите в две клетки определете колко дни остават до Нова година.
Във всяка клетка можем да въвеждаме формула, с която да извършваме пресмятания.
* Въвеждането на формула започва със символите „=“,„-“,„+“или ”@” пред функция.
Упражнение: Използвайте Excel като калкулатор за да сметнете в една клетка прост израз, например: 5+3х2. Не забравяйте да включите преди израза знака „=”. Т.е трябва да сте въвели: „=5+3*2”.
* Импортиране на данни
- от файл:(на определено място в листа) чрезизползване на меню ‘ data’->’get external data’. Имате различни възможности. За въвеждане, например, от текстов файл използвайте подменю ‘from text’;
Упражнение: Отворете notepad и въведете имената и номерата на няколко студента от групата. Запишете файла с име gr.txt и се опитайте да въведете данните от него по описания начин.
- чрез копиране: от меню Home (Clipboard)→ Paste → Paste special
или аналогично от контекстното меню.
Упражнение: Да се отвори същият файл в notepad и да се копира съдържанието в лист 1/ / или с отваряне на прозореца на клипборда от меню ‘edit’;/
*Серия от данни (аритметична прогресия, геометрична прогресия и др. ) може да се създаде в ред или стълб от меню Home(Editing)-> Fill -> Series,ако вече в избрана клетка е попълнена началната стойност. Възможно е и пряко задаване на аритметична прогресия, ако първите две стойности са записани в съседниклетки. Разликата на въведените в клетките стойности определя стъпката. Попълването на останалите клетки става чрез избиране двете клетки и влачене на долния десен ъгъл на избраното (малък черен квадрат, позиционирането на курсора върху който го превръща в удебелен кръст).
Ако имаме съседна запълнена колонка, бързо двукратно щракване с левия бутон на мишката върху малкия черен квадрат позволява запълване на работната колонка до последния ред на съседната, като с това избягваме влаченето.
Аналогична техника може да се използва при копиране на формули.
Упражнение: 1. Създайте пряко аритм.пр-я от 10 до 0 със стъпка -0.5.
2. Създайте аритметична прогресия от меню ‘Home(Editing)’→ ‘fill’ →‘series’ от 1 до 0 със стъпка -0.00182 (в първата клетка се попълва единица и после в менюто се дава граница 0).
2.3.2. Редактиране и форматиране на данните
Редактирането (вмъкване, копиране, изрязване, изтриване на клетки, диапазони, редове и колонки, специално вмъкване), търсенето и замяната на данни, форматирането на клетки и групи от клеткистава по приетите в Windows правила с използване на меню Home или на контекстното меню.
Упражнение: 1. Да се оцветят клетките с малките имена и факултетния номера в светло синьо.
2. Да се промени формата на цяло число въведено в дадена клетка на категория “date” и после на “number”.
Сортиране и транспониранена таблица/масив (група от клетки, образуваща правоъгълник):
- сортиранетона таблица от данни по дадена колонка става чрез меню Data --> Sort & filter;
Упражнение:1.Сортирайте колонките с трите имена по първото име.
2. По факултетен номер в низходящ ред.
- за транспониране(преобразуването на колоните в редове и обратно) след копиране, вмъкването трябва да стане с ’paste special’ и отметната опция ‘ transpose’.
Упражнение: Транспонирайте списъка на групата.
Избирането на единични клетки, диапазони или обединениястава по общоприетия в Windows начин с Sh- или C- и стрелка от клавиатурата или посочване с мишката.
При пряко задаване в полетата за адрес или редакция символите са :
- за диапазон “:”
- за обединение „ ; “
- сечение „ „ (интервал).
Упражнение:
1. Изберете с помощта на клавиша „Ctrl” и мишката обединението от клетки „Е5:Е10;C7:G7”. Тук буквата и числото след нея определят адресите (колона и ред) на началните и крайните клетки от диапазоните. Деселектирайте и изберете същото обединение като аргумент на формула чрез директно задаване в полето за редакция на формула – вдясно от „fx”:
„=SUM(Е5:Е10;C7:G7)”без кавичките. След натискане на „Enter” тази формула ще намери сумата на числата в клетките от обединението.
2. Въведете като аргумент на функцията SUM сечението на диапазоните A10:B30 и B15:G40.
